실패없는 재고 관리를 위해 스타트업이 알아야 할 것 - 벤처스퀘어

커머스업을 하는 회사에서, 재고라는 개념은 말 그대로 ‘혈액’과 같다. 사람 몸 속 혈액에 문제가 생겨 발생할 수 있는 병은 대부분 심각한 케이스가 많듯이, 재고가 필수적인 비즈니스 모델에서 관리 시스템이 잘 갖춰지지 않는다면 당장은 아니어도 언젠가는 큰 문제가 발생할 가능성이 높다.

하지만 재고 관리를 떠올렸을 때 어디서부터 어떻게 시작해야 할 지 막연한 부분이 존재한다. 또한 많은 회사들이 시간과 인력, 리소스 투입에 일정 한계가 있는 것도 사실이다. 아래에서는 효과적인 재고 관리를 위해 창업 초기 회사들이 필수적으로 알아야 할 점을 소개한다.

재고와 이익의 관계부터 이해하자

커머스 회사에서 한 해 이익에 영향을 미치는 가장 중요한 지표를 꼽으라면 주저없이 한 해 ‘최종 재고량’을 뽑고 싶다. 한해 최종 재고량(연말 재고 금액)을 얼마로 계산하는지에 따라 그 해 실적이 이익인지 손실인지 판가름 날 수도 있다.
1년 동안 매출이 1,000인 회사가 있다고 치자. 연초 파악된 재고 금액이 100원이었다. 그리고 1년 동안 총 매입한 재고 금액은 900원이다. 기말 재고 금액을 얼마로 놓는지에 따라, 그 해의 매출원가가 결정된다.
1) 만약 연말 재고 금액을 300원으로 놓게 되면 매출원가는 700원이 된다.
→ 매출원가 700 = 연초 100 + 연중 매입 900 (-) 연말 재고 300
→ 이익 300 = 매출 1,000 (–) 매출원가 700

2) 만약 연말 재고 금액을 200원으로 놓게 되면 매출원가는 800원이 된다.
→ 매출원가 800 = 연초 100 + 연중 매입 900 (-) 연말 재고 200
→ 이익 200 = 매출 1,000 (–) 매출원가 800

눈치챈 분들도 있겠지만, 위 케이스에서 연말 재고 금액이 100원 줄어들었는데 반대로 매출원가는 100원이 늘게 되었다. 즉 연말에 남아 있는 재고 금액과 한 해의 매출원가 금액은 1:1 대응되는 개념이다.

따라서 연말 재고 금액을 정확하게 알지 못하면, 매출원가 역시 정확하지 않은 숫자가 나오게 되고, 한 해 손익이 전혀 현실과 다른 숫자가 나오게 될 수 있는 것이다. 매출이나 판관비 등 타 비용들을 아무리 잘 집계하여도, 정확한 재고 숫자를 알지 못한다면 결국 회사의 손익은 실제와 다른 엉뚱한 방향으로 산출될 수 밖에 없다.

재고 금액은 재고 수량(Q)과 재고 단가(P)의 곱으로 구성된다. 수량/단가 모두 관리가 잘 되면 재고 금액은 자동으로 정확하게 계산된다.
실사를 통한 재고 수량(Q) 관리

실사란 말 그대로 실물 수량을 직접 확인해서 전산상의 수량과 실제 수량이 일치하는지를 보고, 차이를 분석하는 과정이다.
이상적으로는 전산상의 수량과 실제 수량이 딱 맞아야 하고 그게 당연한 것 같지만, 현실은 생각보다 쉽지 않다. 샘플/증정품 불출로 인한 누락, 시스템 별 입출고 기록 시점 차이, 창고 이관 누락, 심지어 도난이나 망실까지. 정말 다양한 사유로 차이가 발생하게 되는데, 이를 주기적으로 관리하지 않으면 나중에는 원인 파악이 불가한 상황까지 오게 된다. 실사를 계획한다면 다음의 팁을 활용하자.

– 모든 재고를 전수로 세기보다는, 중요성이 높은 재고 품목을 관리하여 세는 것도 방법이다.
– 분/반기 등 적절한 빈도를 설정하여, 실무에 무리가 가지 않도록 세팅한다.
– 연구용 샘플/증정용 상품/불량품 등 용도별 상태별로 보관 장소를 분리하면 추후 차이 파악이 용이하다.
– 실사의 중요성을 인지하면서도, 타 업무로 바빠서 우선 순위에서 밀리게 되는 경우가 많다. 경영진 차원에서 실사가 원활하게 수행될 수 있는 환경을 조성하는 것이 중요하다.
재고수불부를 통한 단가 관리

대부분 회사들은 수량에 대해서는 어느 정도 관리를 하지만, 재고 단가에 대해서는 상품 기획 단계 또는 최초 발주 단가로 일괄 설정하는 등 면밀한 관리가 되지 않는 경우가 많다. 이러한 방법이 당장 실무에서 문제가 되는 것은 아닐 수 있지만, 사업 규모가 계속 성장하면서 원가 관리에 신경 써야 하는 시점이 오면 분명 발목을 잡게 된다.
이러한 단가 관리를 효과적으로 하기 위해 추천하는 문서가 ‘재고수불부’이다. 각 SKU별로 기초-입고-출고-기말의 수량 및 금액을 일목요연하게 관리하는 파일을 말하며, 일정 기간의 재고 흐름 파악과 품목별 단가 계산까지 가능하게 된다. 일견 복잡해 보이지만 사실 엑셀로 충분히 작성할 수 있으며, 각 회사별 실정에 맞게 효율적으로 작성이 가능하다. 만약 재고수불부 작성을 추진한다면 다음의 팁을 활용하자.

– 재고 SKU별로 코드를 설정할텐데, 전사적 표준화 작업은 꼭 필요하다. 회계/물류/판매 등 각시스템별로 다른 형식의 코드를 사용하게 되면 효율성이 크게 저하되고 오류의 가능성도 높아진다.
– 출고/입고 항목은 가능한 세분화하여 표시하자. 정상출고/정상입고 외에는 모두 기타로 표시되는 것은 정보의 활용성을 떨어트린다.
– 어떤 시점을 기준으로 작성되도록 할 것인지 선제적으로 세팅하는 것이 좋다.
– 단가를 산정할 때 생산직 급여, 수입부대비용, 환율차이, 외주가공비, 기타 간접비 등 다양한 항목을 어떻게 고려할 것인지에 대해 회계적 관점에서의 검토가 필요하다.